Kanban: Simple is Best

Por Mariano

En mi entrada anterior, prometí traerles distintas herramientas que, desde mi perspectiva, nos ayudan a cambiar nuestra mentalidad de “medir nuestro trabajo en tiempo” a “medir nuestro trabajo por su valor”. Hoy, un poco más de lo que tenía planeado, les presento la primera de ellas: Kanban.

Para los que aún no lo conocen, Kanban es una metodología japonesa desarrollada por Taiichi Ohno para Toyota a mediados de los años 90’s, cuyo principal objetivo era monitorear el proceso de manufactura mediante tarjetas que representaban las principales actividades e insumos utilizados en cada fase del mismo. Actualmente, Kanban es utilizados para organizar actividades y dar visibilidad a los procesos en las diferentes áreas de cada empresa e incluso en nuestra vida personal. Para no aburrirlos con demasiada teoría e historia, podemos resumir a Kanban como “un tablero donde puedes colocar tus actividades en tres columnas: por hacer, haciendo y terminado”; simple, eficaz y fácil de entender.

Kanban tiene cuatro puntos que lo hacen la herramienta perfecta para implementar en equipos que quieren dar ese primer paso hacia un cambio de mentalidad:

  • Es tan simple como tú la quieras hacer: sólo necesitas un tablero visible para todos y un paquete de notas adhesivas, no complicadas capacitaciones o software costoso.
  • Es extremadamente visual: no hay mejor manera de plasmar ante todo el equipo tu proceso real y las actividades clave que realizas día a día.
  • Es un sistema “pull”: obliga a las personas a cambiar la forma de trabajo en la que alguien más te asigna y da seguimiento a tus actividades, a una en la que cada quién decide que actividades va a realizar y el equipo da el seguimiento de manera integral.
  • En ningún momento involucra el tiempo: el tiempo no es una métrica dentro de la metodología, solamente el estado de las actividades.

Ahora ¿cómo podemos comenzar a utilizar Kanban en nuestro equipo?

Considero que la manera más fácil de explicárselos es con un ejemplo; la implementación de Kanban en el área de reclutamiento y selección.

Lo mejor, es iniciar con las tres columnas básicas “por hacer, haciendo y terminado” y dejar que el equipo ponga las actividades que identifica día con día una por nota, simplemente marcando quién es el responsable de cada una.

Por ejemplo, en este caso, Tere (encargada de Reclutamiento y Selección en CE Coaching) colocó en su tablero las palabras inicio, en proceso y finalizado, colocando en “Inicio” todas las vacantes abiertas, pasando a “En Proceso” en el momento en que ya haya contactado algún posible candidato y a “Finalizado” cuando se haya contratado a alguien o la vacante se haya cerrado. Lo principal al momento de iniciar con Kanban, es dejar libertad a las personas que viven el proceso de llenar las columnas como lo vayan considerando más funcional. Esto es parte fundamental de motivar el cambio de un sistema “push” a uno “pull”, no debes ser tú quien asigne las actividades ni quién determine el proceso que deben llevar; deja que el equipo se gestione a sí mismo.

Es importante que esta primera fase se complemente con reuniones diarias de 15 minutos, práctica que tomamos prestada de Scrum, con la finalidad de involucrar a todo el equipo, motivándolos a participar activamente en el tablero. De esta forma podremos estar monitoreando el tablero de forma activa, buscando que el equipo madure y se haga una costumbre la utilización del mismo en el área.

A medida que el equipo se acostumbre a trabajar de esta manera, vamos a notar que el tablero se comienza a quedar corto al plasmar cada una de las actividades, sus involucrados y el trabajo que se requiere para cada una. Es aquí donde pasamos a la siguiente fase: Diferenciar el proceso.

Con el ejemplo de Tere, en el área de reclutamiento, podríamos empezar a notar que la columna de inicio no toma en cuenta todas las diferentes fases por las que pasa una vacante antes de que ella comience a buscar candidatos, por lo que aquí debemos comenzar a dividirla por procesos, o como a mí me gusta llamarlo “por valor agregado”.

En este caso identificamos que, para que ella pueda iniciar con la búsqueda de candidatos, la vacante debe de cumplir con tres actividades primordiales: la solicitud del área interesada, la descripción del perfil que se requiere y el rango de sueldos que el área comercial aprobó para la vacante. Así que, dividimos la columna de inicio en tres; Solicitada, Perfil Descrito y Sueldo Definido.

Es en este momento donde comenzamos a apreciar lo buena que es esta metodología para medir el valor que cada una de las actividades aporta al equipo, o en este caso el que deja de aportar. Por ejemplo, al ver que en su tablero Tere tiene 5 vacantes solicitadas y sólo una de esas avanzó a Perfil Descrito en la última semana, podemos identificar que la descripción de perfiles es una actividad que está restando valor al reclutamiento de la empresa; lo cual se puede deber a muchas razones, ya sea porque las áreas de negocio no tienen la capacidad para atender más una solicitud por semana o simplemente un problema de comunicación en donde el responsable dentro del área de negocio no sabe que tiene que hacerlo, lo importante es que podemos identificar este tipo de situaciones y corregirlas antes de que tengan un gran impacto.

En esta parte, lo importante es cuidar que el equipo no sea excesivamente descriptivo en las fases de su proceso y se límite a identificar las dos o tres que verdaderamente añaden valor a sus clientes (internos y externos), ya que un tablero demasiado grande, se puede volver complicado de entender y muy tedioso de actualizar.

En esta parte, lo importante es cuidar que el equipo no sea excesivamente descriptivo en las fases de su proceso y se límite a identificar las dos o tres que verdaderamente añaden valor a sus clientes (internos y externos), ya que un tablero demasiado grande, se puede volver complicado de entender y muy tedioso de actualizar.

Hasta aquí llegamos con la primera parte de esta entrada, donde abarco los primeros dos pasos que debes seguir al implementar Kanban en un equipo nuevo. En la parte 2, abarcaré los siguientes pasos que son: priorizar actividades e implementar la metodología a nivel organizacional o multiequipo.

Tan sólo recuerda los puntos más importantes al momento de comenzar a utilizar Kanban en tu trabajo:

  • Simplifica: inicia con un tablero muy simple, que todos podamos comprender, incluso aunque nunca hayamos escuchado de esta forma de trabajo.
  • Empodera a tu equipo: deja que ellos sean creativos con su tablero y que cada quién tome las actividades que quiera realizar, recuerda que ellos son quienes viven el proceso.
  • Sé transparente: no escondas el tablero dónde sólo tú puedas verlo, hazlo visible para TODO el equipo.
  • Sé constante: al principio parecerá que el tablero no les aporta demasiado, no lo dejes, a medida tu equipo madure comenzarán a sacarle más valor a Kanban.

Espero que les haya gustado y nos vemos pronto con la parte dos.

Saludos.

¿Cómo concentrarse en el trabajo? La técnica del Pomodoro

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Yo soy una persona un tanto distraída. Normalmente empiezo trabajando muy bien y cuando me doy cuenta estoy cantando la canción del compañero que no usa audífonos, acabo riéndome porque la risa de la compañera es contagiosa, aun cuando no alcancé a escuchar el chiste completo o estoy navegando en internet viendo notas de tecnología, futbol o las redes sociales.

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